Dans un restaurant, les plats doivent être délicieux, avec un rapport qualité/prix favorable: c’est évident. Mais l’expérience des clients est également entre les mains des (bons) collaborateurs. Mettez donc tout en oeuvre pour que votre personnel reste. Pour limiter la rotation du personnel, il faut les fidéliser et les motiver.
Fidéliser & Motiver
Conseils pour une meilleure gestion du personnel
La problématique est suffisamment connue. Vous travaillez dur en tant qu’entrepreneur horeca et votre personnel aussi fait de son mieux. Tout a l’air de marcher comme sur des roulettes. Votre personnel est toujours payé à temps et conformément à la CCT. Et malgré cela, il arrive couramment que certains collaborateurs vous quittent pour aller travailler dans un autre établissement horeca ou même pour abandonner définitivement le secteur. Vous essayez désespérément à comprendre pourquoi ? Comment le restaurateur peut-il éviter que son personnel parte à la recherche de nouveaux horizons ?
Changer d’approche
La plupart des restaurateurs avancent couramment certains facteurs pour expliquer le phénomène. Les collaborateurs partent parce que le salaire est plus élevé chez un autre exploitant horeca, semble-t-il. Ou la mentalité des travailleurs (surtout des plus jeunes) aurait énormément changé.
Ces facteurs sont parfois plus ou moins concordants, mais n’expliquent pas tout. La raison qui est à la base du départ du personnel concerne souvent la relation (ou l’absence de relation) avec le responsable. Un entrepreneur horeca a donc intérêt à se poser des questions. Se demander, par exemple, “que puis-je proposer à mon travailleur” plutôt que “que doit faire mon travailleur pour moi”. Les entrepreneurs horeca qui parviennent plus facilement à fidéliser leur personnel parlent régulièrement, face à face, avec chacun de leurs travailleurs. Ces moments sont programmés à l’avance et ne sont pas laissés de côté. Cette approche contribue à un engagement plus important du côté des travailleurs. Cet engagement précisément et cette reconnaissance constituent une motivation importante du personnel pour ne pas quitter leur emploi.
Fidéliser & Motiver : conseils
Comment s’y prendre pour que votre personnel reste ? Quelques conseils pour une meilleure gestion du personnel.
1. Communiquer avec le personnel
Consacrez exactement autant de temps et d’énergie à la communication avec vos collaborateurs qu’à la communication avec les hôtes. Restez à l’écoute des travailleurs. Que désirent-ils ? Plus de diversité a souvent un effet positif. Certains veulent aussi davantage de flexibilité. Essayez de l’intégrer dans l’organisation.
2. Faites-leur des compliments
Rares sont les patrons qui savent le faire, semble-t-il. Lorsque tout va pour le mieux, on le trouve normal. Mais les travailleurs ont parfois besoin de reconnaissance. Il y a un manque latent de feed-back positif. Faites donc de temps en temps un compliment à vos collaborateurs et accordez-leur une attention personnelle. Concentrez-vous sur les aspects qui vont bien et mettez-les sous les projecteurs. Recevoir des compliments contribue à une meilleure image de soi chez les collaborateurs et renforce le sens de la responsabilité. Et cela ne vous coûte rien.
3. Créez un système qui fonctionne bien
Mettez en place un système fonctionnant bien, professionnalisez les méthodes de travail et évitez trop de complications pour le personnel. Veillez à ce que les processus soient bien organisés. Le planning du personnel et l’administration des coûts salariaux dans l’horeca constituent souvent un puzzle compliqué et prennent beaucoup de temps. Cela devient encore plus compliqué si, à côté du personnel fixe, vous faites également appel à des flexi-jobs, des intérims, des étudiants. Actuellement, il existe heureusement des outils conviviaux tels que HoraireOnline, AAPI, Staffable et Nowjobs, qui facilitent et simplifient le planning du personnel ainsi que l’administration annexe (voir ci-après dans ce dossier). Un système bien huilé, qui intègre également l’administration des ressources humaines, le People Management et les Business Data, bénéficie tant aux entrepreneurs qu’au personnel.
Il est peut-être préférable de sous-traiter certains jobs et tâches temporaires. Engagez les collaborateurs en tenant compte de leurs points forts et de leurs préférences.
4. Organisez des formations (permanentes)
Envisagez de mettre en place un programme de formations. Cela permettra d’enthousiasmer vos travailleurs: ils seront avides d’apprendre et tentés de rester plus longtemps au travail dans votre établissement. Rendez-vous compte que les collaborateurs exercent une influence majeure sur l’expérience vécue par vos hôtes et qu’ils sont même plus importants que le concept en soi, voire l’assortiment. Pourquoi donc investir seulement dans l’aménagement intérieur et non pas dans le développement du personnel ?
5. Bonnes conditions de travail et un dialogue ouvert
Les bonnes conditions de travail n’ont rien perdu de leur importance. Ne payez pas seulement le salaire imposé par le CCT, mais n’oubliez pas de leur offrir aussi un extra (ce qui vous semble une bonne récompense pour un certain travail ou service). Il ne suffit pas de payer uniquement le salaire à vos collaborateurs, puisque cela ne concerne que la rémunération de leur présence. Envisagez aussi des entretiens d’appréciation et d’évaluation. Il est primordial de prendre vos travailleurs au sérieux pour les garder.
No more Monkey Business
AAPI: l’assistant numérique pour une entreprise horeca rentable
AAPI est une app, développée spécialement pour l’horeca, et aide l’exploitant horeca à faire les déclarations dimonas, à établir et gérer le planning du personnel et à rédiger les contrats de travail. En outre, le calcul du salaire est automatisé à 100 %. AAPI peut aussi servir de système d’enregistrement du temps et communiquer avec les caisses existantes, avec les logiciels de comptabilité et de F&B et avec les secrétariats sociaux
“Dans l’horeca, le planning du personnel, l’administration des ressources humaines et le Payroll constituent souvent un puzzle compliqué qui prend beaucoup de temps. D’où la grande satisfaction de pouvoir disposer d’un outil convivial qui intègre l’administration des ressources humaines, le People Management et les infos de votre entreprise. L’application AAPI est un tel outil. On peut le considérer comme un assistant digital personnel qui contribue à réduire les tracasseries administratives et à augmenter le rendement et la facilité d’emploi”, comme l’exprime Tom De Pauw, gestionnaire d’AAPI bvba. D’après lui, le People Mangement et l’administration à l’aide d’un outil digital ouvrent de nombreuses possibilités. Les entrepreneurs doivent pouvoir se focaliser davantage sur leur temps, leur talent et leur argent.
Disponible toujours et partout
Grâce au modèle cross-média hybride de Aapi, l’exploitant horeca peut toujours et partout suivre et gérer son entreprise ainsi que son personnel.
Il peut par exemple gérer des contrats et des emplois du temps à partir de son smartphone. Tom De Pauw: “Avec l’application, le planning est facile à manipuler et d’un coup d’oeil, vous disposez de toute l’information pertinente sur votre smartphone. Quels collaborateurs sont programmés par section ? Où y a-t-il encore des gaps dans le planning ? Quelles déclarations dimona ont été envoyées et lesquelles ont déjà été approuvées ? L’exploitant horeca voit tout sur un aperçu du planning et il peut intervenir directement si besoin en est.”
Tom De Pauw précise que AAPI rédige en un clin d’œil les contrats et /ou les déclarations Dimona. Ainsi, l’exploitant horeca peut modifier les contrats du personnel fixe directement dans AAPI. La dimona modifiée est envoyée d’emblée à l’ONSS et une mise à jour du contrat est partagée automatiquement avec le travailleur et le Secrétariat Social. En outre, l’entrepreneur dispose toujours et partout d’un aperçu des contrats du personnel.
D’ailleurs, il n’y a aucune obligation de se servir toujours d’un smartphone. AAPI est également optimisé pour une tablette et un PC. Pour effectuer des modifications ou des plannings, on peut se servir tant d’un smartphone, d’une tablette ou d’un PC. Toutes les données sont synchronisées.
Equipier et coach personnel
Selon Tom De Pauw, AAPI est un équipier et un coach digital personnel: “Le système digital derrière AAPI unifie ensemble tous les services et outils, de sorte que l’exploitant horeca dispose d’informations et de données fiables sur son entreprise. Cela lui permet d’intervenir en temps réel en fonction du chiffre d’affaires, des coûts du personnel, du rendement et de la productivité.”
Une autre application concerne le calcul automatique des salaires à partir de l’enregistrement du temps. Une application correcte de la durée du travail en combinaison avec les coûts salariaux sera le défi de l’avenir pour l’exploitant horeca. S’il le désire, AAPI établit le lien entre l’enregistrement du temps du SCE et l’administration des salaires.
Tableau de Bord de l’entreprise
Selon Tom De Pauw, AAPI permet également de créer un Tableau de Bord de l’entreprise. “Avec les informations unifiées des systèmes, Aapi calcule pour vous la santé financière de votre entreprise grâce à des algorithmes intelligents. Dans cet aperçu de l’entreprise, avec des couleurs de référence, l’entrepreneur dispose, d’un clin d’oeil, d’un bilan de santé de son entreprise et cela pour chaque élément de coût. Ce Tableau de Bord de l’entreprise est un outil convivial pour la ‘gestion basée sur insights’ ”, ajoute encore le gestionnaire de AAPI.
Automatisation à 100 % des salaires des intérimaires
Horecafocus Staffable comme département personnel des ressources humaines pour le personnel flexible
Lorsqu’on emploie un groupe de personnel flexible, on sait parfaitement combien de temps on perd avec l’administration des extras, des flexi-jobs, des étudiants et des intérims. Les contrats intérimaires via Horecafocus Staffable sont peut-être la solution. C’est votre département personnel des ressources humaines pour votre personnel horeca flexible.
Administration facile des salaires
Horecafocus Staffable garantit une administration des salaires facile et sûre à l’entrepreneur horeca. Pour l’administration des salaires, il cède son rôle d’entrepreneur et le personnel flexible est au service de Horecafocus Staffable. Ainsi, l’entrepreneur ne doit plus s’occuper, en tant qu’employeur, des obligations juridiques et administratives, de sorte qu’il peut se focaliser entièrement sur la gestion de l’entreprise horeca. En outre, il ne doit plus se soucier de savoir si le personnel est immatriculé correctement.
Outil de planification en ligne
L’employeur garde toutefois le contrôle. Horecafocus Staffable est automatisé à 100% et se focalise sur la convivialité. Moyennant un outil de planification en ligne, l’entrepreneur horeca peut gérer sa propre poule. Les déclarations Dimona sont envoyées automatiquement et les contrats sont rédigés automatiquement.
Horecafocus Staffable se charge également du paiement des salaires nets aux travailleurs. Le logiciel effectue une ventilation intelligente des coûts et se charge même de la facturation de l’employeur.
Facilité d’emploi : également pour les employés
Il n’y a guère de changements pour les employés. Horecafocus Staffable paie leur salaire et effectue les versements à l’ONSS, le précompte professionnel et d’autres cotisations.
Moyennant un login, ils peuvent à tout moment consulter leurs paiements, fiches de paye, fiches des impôts et d’autres informations. Ils ont aussi accès au statut de leurs heures, quand il faut travailler, de sorte qu’ils peuvent aussi enregistrer leur disponibilité.
Solution ‘tout compris’ pour alléger l’administration
L’emploi du temps en ligne automatise la gestion du personnel
Horaireonline.be est un outil pratique, développé à la mesure de l’horeca. Cet outil permet aux exploitants horeca d’alléger le planning du personnel et son administration et de les rendre plus efficaces. Grâce à la synchronisation du planning du personnel avec Dimona et grâce à l’exportation des données vers le secrétariat social, HoraireOnline est une solution pratique ‘tout compris’ pour une gestion du personnel flexible.
HoraireOnline, créé en 2016 par Nick Geys et Bert Neels, s’est spécialisé dans le planning du personnel en ligne. L’entreprise se focalise principalement sur l’organisation de plannings très variables avec du personnel flexible (comme l’horeca) et automatise l’ensemble de l’administration du personnel, du planning jusqu’au paiement des salaires. L’an dernier, HoraireOnline a été repris par Protime, le leader du marché dans le domaine de l’enregistrement du temps et du contrôle d’accès.
Convivial et automatisé
HoraireOnline est basé sur le planning du personnel, explique Nick Geys: “L’exploitant horeca ou le responsable du personnel établit un projet de planning en ligne. Le personnel est averti automatiquement par le biais d’un système interactif et peut communiquer ses disponibilités. Détail important: le système est extrêmement convivial, tant pour l’exploitant horeca que pour le personnel, de sorte que le planning du personnel et l’enregistrement peuvent se dérouler sans problèmes”.
Alléger l’administration
HoraireOnline a désormais pris l’allure d’un outil de management, avec des fonctionnalités pour alléger l’administration, estime Nick Geys. “Nous avons été parfaitement à l’écoute de nos clients pour connaître leurs soucis: une remarque qui revenait toujours concernait le fait que les déclarations Dimona prennent beaucoup de temps. C’est pourquoi nous avons décidé d’intégrer Dimona dans le système. De cette manière, l’exploitant horeca ne doit plus se soucier de ses déclarations Dimona. Les déclarations horaires sont mises à jour automatiquement à base des enregistrements du temps et, si souhaité, elles sont envoyées directement à Dimona”.
Enfin, il y a aussi la possibilité d’exporter les données vers le secrétariat social. Grâce à un couplage automatique du planning du personnel avec le secrétariat social, les temps de travail du personnel sont transmis de façon à rendre le Payroll plus efficace. Le calcul sera toujours basé sur les codes salaire les plus optimaux.
Pas onéreux
Il n’est pas sans importance que cette solution ‘tout compris’ automatique ne doit pas coûter cher. Un outil horeca standard est déjà disponible à partir de 70 euros par mois. Avec HoraireOnline, l’exploitant horeca n’économise pas seulement du temps et de l’argent, mais il garde aussi un meilleur contrôle sur le planning du personnel, alors que les erreurs humaines au niveau de l’administration sont éliminées.
Les Do et Don’t en matière de personnel
1. Satisfaction
Do – Demandez individuellement à chaque travailleur ce qui l’intéresse et le motive
Don’t – Ne communiquez pas ou pas uniquement à l’aide de réunions
2. Reconnaissance et feed-back
Do – Donnez des compliments et du feed-back et précisez les possibilités de développement
Don’t – Ne faites pas de commentaire sur les qualités et les points forts du travailleur
3. Collaboration
Do – Fixez un but commun quotidien
Don’t – Ignorez les questions et émotions personnelles
4. Développement personnel
Do – Remettez un plan de développement à chaque travailleur
Don’t – Dire qu’il y aura (plus tard) des possibilités de promotion
auteur Peter Van Oyen
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