Flexibel personeelsbeheer

Binden & Boeien

Tips voor een beter personeelsbeleid

In een restaurant moet het eten lekker zijn en moet de prijs/kwaliteitsverhouding juist zitten: dat is evident. Maar ook (goede) medewerkers bepalen de klantervaring. Zorg er dus voor dat uw personeel blijft. Een groot personeelsverloop voorkom je door te binden en te boeien. 

De problematiek is genoegzaam bekend. Je werkt je te pletter als horecaondernemer en ook jouw personeel doet aardig zijn best. Alles lijkt vrij vlot te verlopen. Je betaalt jouw personeel netjes op tijd en conform de cao. En toch stappen om de haverklap medewerkers naar een ander horecazaak of kappen ze er zelfs definitief mee. Je vraagt je vertwijfeld af hoe dat komt? Wat kan de restauranthouder doen om te vermijden dat zijn personeel andere horizonten opzoekt? 

Omdenken

De meeste restauranthouders hebben vaak enkele factoren als verklaring klaar. De medewerkers gaan weg omdat het loon wat hoger is bij een andere horeca-uitbater, luidt het.  Of de mentaliteit bij (vooral jongere) werknemers zou enorm veranderd zijn. 

Deze factoren kloppen soms enigszins, maar verklaren toch niet alles. De reden waarom het personeel vertrekt, is vaak de relatie (of het gebrek daaraan) met de leidinggevende. Een horecaondernemer doet er dus goed aan om soms even ‘om te denken’.  Bijvoorbeeld zich afvragen ‘wat heb ik mijn werknemer te bieden’ in plaats van ‘wat moet mijn werknemer voor mij doen’. Horecaondernemers die gemakkelijker personeel kunnen houden, spreken regelmatig face to face met elk van hun werknemers. Deze momenten worden op voorhand gepland en niet overgeslagen. Dat creëert een grotere betrokkenheid bij de werknemers. En dat betrokken worden en zich erkend weten lijkt een belangrijke motivatie bij het personeel om ergens te blijven. 

Binden & Boeien: tips

Hoe zorg je ervoor dat jouw personeel blijft? Enkele tips voor een beter personeelsbeleid.

1. Communiceer met het personeel
Besteed net zo veel tijd en energie aan medewerkerscommunicatie als aan gastencommunicatie. Luister naar de werknemers. Wat willen ze?  Meer afwisseling werkt vaak goed. Sommigen willen ook meer flexibiliteit. Probeer dat in de organisatie in te passen.

2. Geef ze een compliment
Maar weinig bazen kunnen het, blijkbaar. Als alles pico bello is, vind men dat maar normaal. Toch zoeken werknemers soms bevestiging. Mensen hebben een latent tekort aan positieve feedback. Geef de medewerkers daarom soms een compliment en persoonlijke aandacht. Zoek de dingen die goed gaan en vergroot die uit. Het ontvangen van complimenten zorgt voor een beter zelfbeeld onder de medewerkers en resulteert in een groter verantwoordelijkheidsgevoel. En het kost je niets.

3. Creëer een goed werkend systeem
Zorg voor een goed werkend systeem, professionaliseer de werkmethodes en maak het ook niet eindeloos ingewikkeld voor het personeel. Zorg ervoor dat de processen goed ingedeeld worden. Personeelsplanning en loonkostadministratie in de horeca is vaak een ingewikkelde puzzel en slorpt  veel tijd op. Het wordt er niet op gemakkelijker als u bovendien naast vast personeel ook beroep doet op flexi’s, interims, studenten en interims. Gelukkig bestaan er momenteel gebruiksvriendelijke tools, zoals Online Werkrooster, AAPI, Staffable en Nowjobs, die de personeelsplanning en de bijhorende administratie lichter en accurater maken (zie verder in dit dossier). Een goed werkende systeem, waarbij ook HR-administratie, People Management en Business Data verzameld worden, komen zowel de ondernemers als het personeel ten goede. 

Sommige klussen en tijdelijke taken kunnen misschien beter uitbesteed worden. Zet de mensen in waar ze goed in zijn en ook het meest plezier aan beleven.  

4. Geef (permanent) opleidingen
Zorg voor een eigen opleidingsplan. Daardoor worden de werknemers enthousiast, blijven ze leergierig en zijn ze geneigd om langer bij je te werken. Realiseer je dat medewerkers de belangrijkste beïnvloeders zijn van de gastbeleving en vaak belangrijker dan concept en zelfs assortiment. Waarom dan alleen maar investeren in interieurs en niet in de ontwikkeling van het personeel?

5. Goede arbeidsvoorwaarden en gesprekken
Goede arbeidsvoorwaarden blijven belangrijk. Betaal niet alleen wat je moet betalen (cao), maar denk soms ook aan iets extra’s (wat je zelf een goede beloning vindt voor een bepaald werk en dienst). Medewerkers alleen loon geven is niet voldoende, aangezien je daarmee alleen maar aanwezigheid mee koopt. Denk ook aan functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Jouw werknemers serieus nemen is cruciaal om ze te behouden. 

No more Monkey Business

AAPI: de digitale assistent voor een rendabele horecaonderneming

AAPI is een speciaal voor de horeca ontwikkelde app, die de horeca-uitbater helpt bij het aangeven van dimona’s, het opstellen en beheren van de personeelsplanning en het opmaken van arbeidsovereenkomsten. Bovendien wordt de loonberekening voor 100 % geautomatiseerd. AAPI kan ook dienst doen als tijdsregistratiesysteem en koppelt met de bestaande kassa’s, boekhoud – en F&B software en sociale secretariaten.

“Personeelsplanning, HR en Payroll administratie in de horeca is vaak een ingewikkelde puzzel en slorpt  veel tijd op. Dan ben je maar wat blij als je kan beschikken over een gebruiksvriendelijke tool,  die HR-administratie, People Management en Business Data verzameld. De applicatie AAPI is zo’n tool. Je kan het beschouwen als een digitale assistent, die kan zorgen voor minder administratieve rompslomp, meer netto rendement en meer gebruiksgemak”. Aan het woord is Tom De Pauw, Zaakvoerder AAPI bvba.  Volgens hem opent People Management en administratie met behulp van een digitale tool veel mogelijkheden. Ondernemers moeten zich meer kunnen focussen op hun tijd, talent en geld.

Altijd en overal beschikbaar

Dankzij het hybride cross-media model van AAPI kan de horeca-uitbater altijd en overal zijn onderneming en personeel  opvolgen en beheren. Zo kan hij contracten en werkroosters beheren vanop de smartphone. Tom De Pauw: “ Met de applicatie is de planning eenvoudig te hanteren en krijg je op je smartphone in één opslag alle relevantie informatie. Welke medewerkers zijn ingepland per afdeling? Waar zitten er nog gaps in de planning? Welke dimona’s werden verstuurd en welke zijn reeds goedgekeurd? De horeca-uitbater ziet het allemaal rechtstreeks in het overzicht van de planning en kan onmiddellijk actie ondernemen als het nodig is”. 

Tom De Pauw wijst erop dat AAPI in een handomdraai zorgt voor het opmaken van contracten en/of dimona-aangiften. Zo kan de horeca-uitbater de contracten van het vast personeel rechtstreeks in AAPI wijzigen. De dimona van de wijziging wordt meteen verzonden naar de RSZ en een update van het contract wordt automatisch gedeeld met de werknemer en het Sociaal Secretariaat. Bovendien heeft de ondernemer altijd en overal een contractoverzicht van het personeel. 

Overigens hoeft je niet noodzakelijk altijd te werken met een smartphone. AAPI is ook geoptimaliseerd voor tablet en PC. Wie wijzigingen of planningen wil doorvoeren, kan dit zowel op smartphone, tablet of PC doen. Alle gegevens worden gesynchroniseerd. 

Teamspeler en persoonlijke coach

Volgens Tom De Pauw is AAPI een teamspeler en een persoonlijke, digitale coach: “ Het digitale systeem achter AAPI koppelt al de diensten en tools aan elkaar, waardoor de horeca-uitbater betrouwbare informatie en businessgegevens vergaart. Zo kan hij real-time ingrijpen in functie van de omzet, personeelskost, rendement en productiviteit”. 

Een andere toepassing is de automatische loonberekening op basis van tijdsregistratie. Een correcte toepassing van de arbeidsduur in combinatie met de loonkost wordt voor de horeca-uitbater de uitdaging van de toekomst. Indien gewenst koppelt AAPI de tijdregistratie van de GKS aan de loonadministratie. 

Business Dashboard

AAPI maakt het volgens Tom De Pauw mogelijk om een Business Dashboard te creëren. “ Met de informatie uit de gekoppelde diensten berekent AAPI via intelligente algoritmes de financiële gezondheid van de onderneming. Dit bedrijfskompas met kleurreferenties geeft de ondernemer in één oogopslag een Health Check van zijn zaak en dat per kostenpost. Deze Business Dashboard is een gebruiksvriendelijke tool om aan ‘ Insights based management’ te doen”, geeft de zaakvoerder van AAPI nog mee.

100 % automatisatie van de interim payroll

Horecafocus Staffable als persoonlijke HR afdeling voor flexibel personeel

Wie over een poule flexibel personeel beschikt, weet hoeveel tijd men verliest met de administratie van extra’s, flexi’s, studenten en interims. Interimcontracten via Horecafocus Staffable is misschien de oplossing. Het is uw persoonlijke HR-afdeling voor uw flexibel horecapersoneel.

Payroll gemak

Horecafocus Staffable zorgt voor payroll gemak en zekerheid voor de horeca-ondernemer. Bij payroll geeft hij het werkgeverschap uit handen en komt het flexibel personeel in dienst van Horecafocus Staffable. Hierdoor moet de ondernemer zich als werkgever niets meer aantrekken van juridische en administratieve verplichtingen, waardoor hij zich volledig kan toespitsen op het reilen en zeilen van de horecaonderneming. Bovendien hoeft hij zich niet langer druk te maken over de vraag of het personeel wel goed is ingeschreven.

Online planningstool 

Toch behoudt de werkgever de controle. Horecafocus Staffable is 100% geautomatiseerd en focust op het gebruiksgemak. Door middel van een online planningstool kan de horecaondernemer zelf de eigen poule beheren.  Dimona aangiften worden automatisch verstuurd, contracten worden automatisch opgemaakt. 

Horecafocus Staffable zorgt ook voor de betaling van de nettolonen aan de werknemers. De software zorgt voor een inzichtelijke kostenuitsplitsing en neemt zelfs de facturatie van de werkgever over.

Gebruiksgemak: ook voor werknemers

Voor de werknemers verandert er weinig. Horecafocus Staffable betaalt hun salaris en zorgt voor doorstortingen naar de RSZ, bedrijfsvoorheffing en andere bijdragen.

Ze kunnen online via een login altijd informatie opvragen over hun betalingen, loonstroken, belastingfiches en overige informatie. Verder kunnen ze de status van hun uren zien, wanneer er gewerkt moet worden, waardoor ze ook hun beschikbaarheid kunnen ingeven.

All-in oplossing om administratie te verlichten

Online Werkrooster automatiseert personeelsbeleid 

Online Werkrooster.be is een handige tool die op maat van de horeca ontwikkeld werd. Horeca-uitbaters kunnen hiermee de personeelsplanning en bijhorende administratie verlichten en accurater maken. Door de synchronisatie van de personeelsplanning met Dimona en de export van de gegevens naar het sociaal secretariaat, is Online Werkrooster een handige all-in-one oplossing voor flexibel personeelsbeleid. 

Online Werkrooster werd in 2016 opgericht Nick Geys en Bert Neels en specialiseerde zich in online personeelsplanning. Het bedrijf focust zich voornamelijk op het organiseren van sterk wisselende planningen met flexibel personeel (zoals de horeca) en automatiseert de volledige personeelsadministratie van planning tot uitbetaling. Vorig jaar werd Online Werkrooster overgenomen door Protime, dat marktleider is op het gebied van tijdsregistratie en toegangscontrole. 

Gebruiksvriendelijk en geautomatiseerd

Online Werkrooster start vanuit de personeelsplanning, stelt Nick Geys: “ De horeca-uitbater of de personeelsverantwoordelijke stelt online een planningsvoorstel op. Het personeel wordt automatisch verwittigd via een interactief systeem en kan zijn beschikbaarheden doorgeven.  Belangrijk is dat het systeem zowel voor de horeca-uitbater als het personeel erg gebruiksvriendelijk is, waardoor de personeelsplanning en tijdsregistratie vlot kan verlopen”.

Verlichten administratie

Online Werkrooster is ondertussen uitgegroeid tot een managementtool, met functionaliteiten om de administratie te verlichten, meent Nick Geys. “We hebben goed geluisterd naar de bekommernissen van onze klanten en een steeds weerkomende opmerking was dat de Dimona aangiftes een tijdrovende bezigheid waren. Daarom hebben we besloten om Dimona te integreren in het systeem. Op die manier hoeft de horeca-uitbater zich geen zorgen meer te maken over de Dimona-aangiftes. Uur aangiftes worden automatisch geüpdatet aan de hand van de tijdregistraties en, indien gewenst, direct verstuurd naar Dimona”. 

Tenslotte is ook de  export van de gegevens naar het sociaal secretariaat mogelijk. Door een automatische koppeling van de personeelsplanning met het sociaal secretariaat, worden de werktijden van het personeel verstuurd en wordt de payroll veel efficiënter gemaakt. Hierbij worden steeds de meest optimale looncodes berekend.

Niet duur

Niet onbelangrijk is dat deze automatische all-in oplossing voor personeelsbeleid niet duur hoeft te zijn. Vanaf 70 euro per maand heb je al een standaard-horecatool. Met Online Werkrooster bespaart de horeca-uitbater niet alleen tijd en geld, maar behoudt hij ook een betere controle over de personeelsplanning en worden menselijke fouten bij de verwerking geëlimineerd.

Do en Dont’s inzake personeel
1. Tevredenheid
Do – Vraag de werknemer één voor één wat hem of haar boeit en motiveert
Don’t – Communiceer niet of alleen via vergaderingen
2. Erkenning en feedback
Do – Geef complimenten en feedback en benoem ontwikkelingsmogelijkheden
Don’t – Laat kwaliteiten en pluspunten van de werknemer onbesproken
3. Samenwerking
Do
– Bepaal dagelijks een gezamenlijk doel
Don’t – Negeer persoonlijke kwesties en emoties
4. Persoonlijke ontwikkeling
Do
– Geef iedere werknemer een ontwikkelingsplan
Don’t – Zeggen dat er (later) doorgroeimogelijkheden zijn 

auteur: Peter Van Oyen

Geef als eerste een reactie

Geef een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*